Dla wielu przedsiębiorców, faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonaną transakcję. Może być ona wystawiona zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak również w formie elektronicznej (e-faktura). Podatnicy muszą jednak pamiętać, że niezależnie od tego w jaki sposób zostanie ona wystawiona, musi zawierać określone elementy faktury.
Obowiązkowe elementy faktury
Otrzymana faktura VAT jest podstawą do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać następujące elementy:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem.
Elementy faktury przedsiębiorcy zwolnionego z VAT
Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż zwolnioną z VAT nie mają obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej. Wyjątkiem jest wystawienie faktury bez VAT na żądanie nabywcy, gdy żądanie złożone jest w terminie przewidzianym ustawą. Obowiązek ten wynika z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.
Elementy faktury podatnika zwolnionego z VAT zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur jakie muszą znaleźć się na dokumencie to:
- data wystawienia,
- kolejny numer przy zachowaniu ciągłości numeracji faktur,
- nazwy podatnika i nabywcy wraz z ich adresami,
- wskazanie nazwy lub rodzaju towaru/usługi,
- miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- jednostkową cenę towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem.
Ponadto, stosownie do § 3 pkt. 2 i 3 rozporządzenia podatnik zwolniony z VAT nie musi podawać podstawy zwolnienia na wystawianej fakturze bez VAT. Dotyczy to podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z uwagi na wysokość obrotów (zwolnienie podmiotowe).
Podstawa prawna zwolnienia z VAT będzie wymagana wtedy, kiedy podatnik korzysta ze zwolnienia przedmiotowego.
Elementy faktury imiennej
Sprzedaż towarów lub usług dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Jednak na żądanie klienta, przedsiębiorca może wystawić fakturę imienną.
Taka faktura nie będzie zawierała jednak numeru identyfikacji podatkowej NIP, nie ma również konieczności umieszczania na niej numeru PESEL kupującego. Należy jednak wpisać imię i nazwisko oraz adres nabywcy.
Kiedy należy wystawić fakturę na żądanie?
Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie nabywcy, “jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty”. Ten obowiązek wynika z art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.
Zgodnie z tym, jeśli żądanie wystawienia zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy, przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury jednak może to zrobić z własnej woli.
Przykład 1.
Przedsiębiorca dokonał sprzedaży towaru 24 września 2018 roku, dokumentując wykonaną transakcję jedynie paragonem fiskalnym. W dniu 17 listopada 2018 roku klient zażądał wystawienia faktury za zakupiony towar. Czy przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury?
Co do zasady, przedsiębiorca jest obowiązany wystawić fakturę na żądanie nabywcy ponieważ nie upłynął jeszcze termin 3 ustawowych miesięcy.
Należy pamiętać, że prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać obowiązkowe elementy faktury wymienione w ustawie o podatku od towarów i usług. Tylko tak wystawiony dokument może być podstawą ujęcia transakcji w KPiR i odliczenia VAT przez nabywcę.
