Środki trwałe czy wyposażenie są nieodłącznym elementem wielu przedsiębiorstw, niestety ich odróżnienie jest problemem. Jak prawidłowo ocenić, czy dany składnik majątku jest środkiem trwałym czy wyposażeniem? Jakie kryteria muszą zostać spełnione, aby zakwalifikować je do odpowiednich kategorii?

Definicja Środka Trwałego

Środek Trwały według ustawy o podatku dochodowym

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa dokładnie definicji środka trwałego, wskazuje jedynie jakie składniki majątku mogą zostać uznane za środek trwały firmy. Według art. 22a ww. ustawy środkami trwałymi są:

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

• maszyny, urządzenia i środki transportu,

• inne przedmioty,

których przewidywany okres użyteczności jest dłuższy niż rok, wykorzystywane są przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Aby zakup mógł zostać uznany za środek trwały, musi spełniać kilka warunków jednocześnie:

• musi być własnością lub współwłasnością podatnika,

• musi zostać nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,

• musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,

• musi być wykorzystywany w działalności przez okres powyżej 1 roku,

• musi być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo musi zostać oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Wydatki poniesione na zakup środka trwałego można co do zasady rozliczać w czasie dokonując miesięcznych odpisów amortyzacyjnych, stanowiących koszt uzyskania przychodu.

Wartością graniczną jest tutaj kwota 10 000 netto (w przypadku czynnych podatników VAT lub brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT).

W przypadku jeżeli wartość środka trwałego nie przekracza 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT lub brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT), to podatnik nie jest zobowiązany wprowadzać go do ewidencji środków trwałych. Poniesiony wydatek na zakup środka trwałego można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu za miesiąc, w którym środek ten został oddany do użytkowania.

Przykład 1.

Podatnik zakupił maszynę na potrzeby prowadzonej działalności, służącą do produkcji sprzedawanych przez przedsiębiorstwo wyrobów. Maszyna została kupiona z przeznaczeniem użytkowania powyżej roku. Wartość maszyny wynikająca z faktury zakupu wynosi 10 200 zł netto.

Zatem wartość początkowa maszyny dla czynnego podatnika VAT będzie wynosiła 10 200 zł i podatnik zobowiązany jest ująć ją w ewidencji środków trwałych. Rozpoczęcie naliczania odpisów amortyzacyjnych nastąpi od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały wprowadzono do ewidencji. Odpisy amortyzacyjne będą kosztem uzyskania przychodu i zostaną ujęte w kolumnie 13 KPiR jako pozostały wydatek.

Przykład 2.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z podatku VAT zakupił aparat fotograficzny na potrzeby prowadzonej działalności. Wartość początkowa wynikająca z faktury to 6400 zł brutto, a przewidywany okres użytkowania w działalności to trzy lata.

Zatem podatnik nie jest zobowiązany ujmować zakupu w ewidencji środków trwałych, a powstały wydatek może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu przyjęcia do użytkowania. Powstały koszt uzyskania przychodu trafi do kolumny 13 KPiR jako pozostały wydatek.

Definicja wyposażenia

Wyposażenie według rozporządzenia o KPiR

Definicja wyposażenia zawarta jest w § 3 pkt. 7 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z tym przepisem, wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, które nie spełniają warunków by być uznane za środki trwałe. Kolejne paragrafy rozporządzenia określają dodatkowo warunki jakie muszą spełnić:

• wartość początkowa składnika przekracza 1500 zł netto (w przypadku czynnych podatników VAT lub brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT),

• przewidywany czas użytkowania składnika nie przekracza 1 roku.

Tego rodzaju składniki majątkowe będą wymagały wpisania do ewidencji wyposażenia.

Ustawa reguluje również niskocenne składniki majątku o koszcie nabycia poniżej 1500 zł. W przypadku takich składników nie ma znaczenia okres użytkowania (np. 3 lata), nie skutkuje on koniecznością zaliczenia sprzętu do środków trwałych czy wyposażenia.

Podsumowując, wyposażeniem są składniki majątku, których przewidywany okres użytkowania nie przekracza roku. Jednakże wpisowi do ewidencji wyposażenia podlegają tylko te składniki, których wartość przekracza 1500 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT lub brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT). Pozostałych składników poniżej 1500 zł nie ujmuje się w ewidencji wyposażenia, a wydatki poniesione na ich nabycie ujmuje się w momencie oddania do użytkowania.
Wydatki poniesione na nabycie wyposażenia mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w momencie oddania ich do użytkowania.

Przykład 3.

Podatnik zakupił drukarkę laserową za kwotę 950 zł netto. Ze względu na intensywną eksploatację sprzętu, przewidywany okres użytkowania w działalności to 9 miesięcy.

Wartość początkowa zakupionego sprzętu to 950 zł netto, zatem nie ma konieczności ujmowania zakupu w ewidencji wyposażenia. Wydatek trafi bezpośrednio do kolumny 13 KPiR jako pozostały wydatek.

Przykład 4.

Podatnik świadczący usługi IT zakupił na potrzeby działalności laptop za kwotę 6000 zł netto. Okres użyteczności zakupionego sprzętu to 11 miesięcy.

Podatnik zobowiązany jest ująć zakup w ewidencji wyposażenia, ponieważ wydatek przekracza 1500 zł netto a sprzęt będzie wykorzystywany w przedsiębiorstwie poniżej 1 roku. Wydatek trafi bezpośrednio do kolumny 13 KPiR jako pozostały wydatek.

Przykład 5.

Podatnik zakupił maszynę do produkcji etykiet na butelki za kwotę 650 zł. Przewidywany okres użytkowania tej maszyny to 14 miesięcy, ponieważ na taki czas został podpisany kontrakt z klientem.

W tym przypadku podatnik ma możliwość wyboru:

1. wprowadzić do ewidencji środków trwałych jako składnik o niskiej jednostkowej wartości z możliwością dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym,

2. nie zaliczać składnika majątku o niskiej wartości do ewidencji środków trwałych, a wydatek na jego zakup zaksięgować bezpośrednio w koszty, w miesiącu oddania do użytkowania,

3. wprowadzić składnik do ewidencji środków trwałych i dokonywać planowych odpisów amortyzacyjnych w ustalonym okresie amortyzacji.

Środki trwałe czy wyposażenie - podsumowanie

Każdy podatnik musi odpowiednio klasyfikować składniki majątku takie jak środki trwałe czy wyposażenie. Podsumowując zebrane informacje możemy stwierdzić, że:

• środkiem trwałym jest przede wszystkim składnik majątku o wartości początkowej większej niż 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT lub brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT) i okresie użytkowania powyżej 1 roku,

• za środek trwały można uznać również składnik majątku poniżej wartości początkowej 10 000 zł i okresie użytkowania powyżej 1 roku, będzie to wtedy tzw. środek trwały niskocenny,

• wyposażeniem jest zakup o wartości początkowej większej niż 1500 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT lub brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT) i okresie użytkowania poniżej 1 roku,

• za wyposażenie można uznać również zakup poniżej wartości początkowej 1500 zł netto i okresie użytkowania poniżej 1 roku, bez konieczności wpisywania do ewidencji wyposażenia.

Księgowanie środka trwałego w systemie wfirma.pl

Po zalogowaniu do serwisu wfirma.pl przechodzimy do zakładki wydatki.

WYDATKI >> KSIĘGOWANIE >> DODAJ >> FAKTURA VAT/ FAKTURA (BEZ VAT) >> MAJĄTEK TRWAŁY >> ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH.

W pozycji WARTOŚĆ NETTO oraz STAWKA VAT należy wpisać kwoty z dokumentu zakupu, w okienku WARTOŚĆ POCZĄTKOWA+ należy wprowadzić wartość pozostałych kosztów zwiększających wartość początkową środka trwałego. Po wyborze kategorii środków trwałych system automatycznie dopasuje Stawkę amortyzacji.

Księgowanie wyposażenia w systemie wfirma.pl

Zakup wyposażenia należy zaksięgować wybierając w zakładce WYDATKI >> KSIĘGOWANIE >> DODAJ >> FAKTURA VAT/ FAKTURA (BEZ VAT) >> ZAKUP WYPOSAŻENIA.

Należy uzupełnić podstawowe dane z faktury oraz nazwę wprowadzanego wyposażenia wraz z datą przyjęcia.
Po zapisaniu wydatek trafi bezpośrednio do kolumny 13 KPiR jako inny wydatek związany z działalnością gospodarczą oraz zostanie zakwalifikowany do kartoteki wyposażenia.