Podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe. Warto wiedzieć, że faktura nie jest jedynym dokumentem, na podstawie którego można ująć poniesiony wydatek w KPiR. W praktyce występuje wiele rodzajów dokumentów, ale nie każdy z nich spełnia wymogi Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Dowody księgowe - rodzaje
Zgodnie z § 12 ust. 3 oraz § 13 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisu w księdze są:
- faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury - metoda kasowa,
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem,
- noty księgowe,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodów księgowych o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Każdy dowód księgowy jest odzwierciedleniem konkretnej operacji gospodarczej, która wystąpiła w przedsiębiorstwie. Dowody muszą być wystawiane w sposób staranny, czytelny oraz trwały i dokumentować zdarzenie gospodarcze które faktycznie miało miejsce.
Kiedy dokumenty mogą być uznane za dowody księgowe?
Dokumenty mogą zostać uznane za dowód księgowy wyłącznie, gdy są zgodne co do formy i treści z Rozporządzeniem Ministra Finansów. Powinny one zawierać:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji (treść powinna być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych) oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych),
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
Paragon lub dowód kasowy a dowody księgowe
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa również w jakich sytuacjach paragon lub dowód kasowy może zostać uznany za dowód księgowy i stanowić podstawę do ujęcia wydatku w KPiR.
Odpowiednio do § 14 ust. 4 i 5, może to być paragon lub dowód kasowy, który dokumentuje zakup:
- w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych,
- paliwa i olejów za granicą.
Tak poniesiony wydatek księguje się do KPiR w kwocie brutto, poprzez dowód wewnętrzny (bez możliwości odliczenia kwoty VAT), a do wydruku dołącza się paragon.
Ponadto za dowody księgowe mogą zostać uznane paragony za przejazd autostradą, jeżeli zawierają one następujące informacje:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),
- numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za którą przejazd pobierana jest opłata,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Warunkiem koniecznym jest, aby była to podróż odbyta w celach biznesowych, w wyniku czego wydatek będzie można zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu.
Dokumenty te mogą być uznane za fakturę uproszczoną, a podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Jeżeli paragon nie będzie spełniał wymogów uznania go za fakturę uproszczoną, to należy go zaksięgować w KPiR za pomocą dowodu wewnętrznego.
Jak długo należy przechowywać dowody księgowe?
Podatnicy muszą przechowywać dowody księgowe przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Taki obowiązek wynika z art. art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.
Dokumenty powinny być ułożone chronologicznie według dat wystawienia (od najstarszego na spodzie, do najnowszego na wierzchu dokumentacji). Ponadto, podatnicy mają obowiązek numerować dowody księgowe zgodnie z ich pozycjami w KPiR.
Przykład 1.
Podatnik przechowuje w dokumentacji kilkadziesiąt dowodów księgowych zaksięgowanych w 2015 roku. Zastanawia się do którego roku muszą być one przechowywane, a ponadto czy okres przechowywania liczy się dla każdego dokumentu osobno?
Faktury zaksięgowane w 2015 roku należy przechowywać do 2021 roku, czyli 5 lat od końca 2016 roku (w którym minął termin zapłaty podatku). Ponadto, nie ma on obowiązku obliczania daty każdego przechowywanego dokumentu osobno, ponieważ termin liczony jest od daty płatności podatku, którą wyznacza ostateczny termin złożenia zeznania rocznego PIT.
Dowody księgowe - ujęcie w systemie wFirma.pl
Po zalogowaniu do systemu wFirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI. Następnie WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY.
W następnym kroku należy wybrać odpowiedni SCHEMAT KSIĘGOWY. Ponadto należy uzupełnić informację o datę wystawienia oraz opis powstałego kosztu.
