Wszyscy pracodawcy mają obowiązek odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia oraz przekazywania zaliczki na podatek dochodowy od każdego wynagrodzenia. W jaki sposób zatem dobrze prowadzić kadry w działalności gospodarczej? Kadry to jeden z najistotniejszych działów w księgowości firm, zatrudniających dużą ilość pracowników. To tam ustalane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe , a także zaliczki na podatek dochodowy. Tworzone są z dokumentów zawierających wszystkie niezbędne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, składkowych i podatkowych, informacje umożliwiające wyliczenia, które posłużą do sporządzania rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najważniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych. Kartoteka wynagrodzeń musi zawierać takie informacje jak:
  • dane o zatrudnieniu ( data zawarcia, rodzaj umowy, ewentualna data zakończenia umowy)
  • dane o wynagrodzeniu ( premia, płaca zasadnicza, dodatki, nagrody i inne)
  • dane adresowe osoby zatrudnionej ( numer mieszkania, kraj, gmina, numer domu, województwo, miejscowość, ulica, powiat, poczta, kod pocztowy, telefon)
  • dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, NIP, PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, nazwisko rodowe, drugie imię, imię ojca, imię matki)
Lista płac To rodzaj dokumentu księgowego, stosowany w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi składkami uiszczanymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Powinna ona posiadać pewne stałe elementy, takie jak:
  • datę wystawienia
  • zapis o wysokości odprowadzonej zaliczki na pit
  • wykaz nadgodzin
  • zapis o wysokości wymiaru podstawy
  • zapis o przyznanych nagrodach
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
  • zapis o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
  • oznaczenie lub nazwę listy płac
  • miesiąc, którego dotyczy
  • zapis o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
  • zapis o przyznanych prowizjach
  • zapis o wynagrodzeniu brutto i netto
  • zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
  • nazwę pracodawcy
  • numery stron
  • zapis o przyznanych premiach