Lista płac

Lista płac to jeden z najbardziej znaczących składników dokumentacji pracowniczej. Zawiera ona bowiem wszelkie niezbędne informacje służące do obliczenia wymiaru składek ZUS-owskich, wynagrodzenia za pracę oraz podatku dochodowego. 

Pracodawca co miesiąc zobowiązany jest wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać urzędowi i pracownikowi deklaracje wymagalne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Zobowiązany jest także co miesiąc ustalać składki na ubezpieczenia emerytalne, chorobowe, rentowe i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przesłać do ZUS i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, t.j. np. deklaracja DRA, służąca do rozliczeń składkowych. Te dane zawarte są właśnie w liście płac pracownika.

Prawidłowo sporządzona lista płac musi zawierać takie dokumenty jak:

  • zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
  • dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, np. w formie raportów lub zestawień pracy zadaniowej, prowizyjnej, akordowej,
  • zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
  • listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
  • imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),

Na podstawie tych informacji ustalane jest wynagrodzenie brutto, ustalane są składki i uiszczany jest podatek dochodowy. Końcowy efekt daje wynagrodzenie netto, czyli rzeczywiste, jakie wypłacane jest zatrudnionym.

Konieczność sporządzania dokumentacji pracowniczej nakłada KP oraz Ustawa o rachunkowości. Do pobierania należnych składek i płacenia zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, zobowiązują pracodawcę odrębne ustawy. Lista płac narzucona jest przez:

  • rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zmianami),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami).
  • rozporządzenie Ministra Finansów z 18.12.1998 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zmianami),