Koszty uzyskania przychodów są jednym z ważniejszych elementów w prowadzonej działalności gospodarczej, zaraz po przychodach. Są one elementem obliczania dochodu firmy w roku podatkowym ponieważ zmniejszają osiągnięte przychody z działalności gospodarczej. Czym są koszty uzyskania przychodu i jak je rozpoznać?

Koszty uzyskania przychodów - czym są? 

Według  art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątkiem są wydatki wymienione w art. 23 ustawy bowiem nie stanowią one kosztów uzyskania przychodów. Są to między innymi wydatki na: 

  • zakup gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów (oprócz opłat za wieczyste użytkowanie gruntów);

  • odpisy amortyzacyjne przekraczające wartość 150 tyś. zł w przypadku samochodów osobowych lub 225 tyś. zł w przypadku samochodów elektrycznych; 

  • odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych,

  • podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn; 

  • ubezpieczenie AC pojazdu osobowego w wartości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150 tyś. zł, 

Więcej wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów znajduje się w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - jest to katalog wydatków bezwzględnie wyłączonych przez ustawodawcę z kosztów podatkowych.

Czy wpłaconą zaliczkę można uznać za koszt uzyskania przychodu? 

Przed wykonaniem dostawy lub wykonaniem usługi często wymagane jest wpłacenie zaliczki na poczet przyszłej transakcji. Zaliczka nazywana jest również przedpłatą lub zadatkiem. Czy wpłacone zaliczki stanowią koszt uzyskania przychodów? Co do zasady nie, ponieważ za koszt uzyskania przychodów uznaje się bowiem wydatek, który ma charakter ostateczny, definitywny. 

W jaki sposób powinny być udokumentowane koszty uzyskania przychodów? 

Aby móc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów niezbędna jest odpowiednia dokumentacja potwierdzająca ich poniesienie. Co do zasady są to faktury, dowody księgowe lub umowy cywilnoprawne. Szczegóły w zakresie dokumentowania kosztów uzyskania przychodów określono w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z rozporządzeniem za potwierdzenie uznaje się: 

  • faktury, faktury VAT RR; 

  • rachunek; 

  • dokument celny - wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami; 

  • inne dowody, dzięki którym można stwierdzić fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie ze stanem faktycznym; 

  • dokumenty określające zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów (np. korekta). 

Dokumenty będące podstawą ujęcia wydatków w kosztach firmy muszą być sporządzone w języku polskim, treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Jeżeli na dowodzie znajduje się kwota tylko w walucie obcej, należy przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Uzyskane wyniki należy nanieść w wolnych polach dowodu księgowego lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. 

Dowód wewnętrzny kosztem uzyskania przychodów 

Dokumentem na podstawie, którego również można zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest dowód wewnętrzny. Taki dowód musi zawierać datę i podpis osób, które bezpośrednio dokonały wydatków oraz określać: 

  • przy zakupie - nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość, 

  • w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczej i wysokość wydatku (kosztu). 

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie pozycji określonych w art. 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: 

  1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

  2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

  3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

  4.  zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

  5.  kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

  6.  zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

  7.  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

  8. opłat sądowych i notarialnych;

  9.  wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Polecamy