Faktura dokument sprzedaży który potwierdza zaistnienie transakcji, pomiędzy sprzedającym i kupującym, a także zawiera szczegółowe informacje dotyczące zrealizowania umowy.
Co do zasady faktura, musi zawierać wszystkie elementy, o któreych mowa w ustawie o VAT m.in nazwa i adres sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery identyfikacyjne, data wystawienia dokumentu, napis faktura oraz numer dokumentu,nazwa towaru/usługi, po prostu przedmiot transakcji,jednostka miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, cena netto, wartość netto, stawka podatku
Pomocnym narzędziem do wystawiania faktur są dobre programy do fakturowania. Jak taki wybrać?
Program do fakturowania - podstawowe narzędzia
Program do fakturowania, powinien przede wszystkim zapewnić użytkownikowi wygodę, być intuicyjny i prosty w obsłudze. Podstawą takie narzędzia powinno być działanie zgodnie z przepisami prawa podatkowego oraz dostosowania do zmian w następujących w przepisach.
Niezwykle ważnym elementem dobrego programu do fakturowania jest również zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych. Zatem wybierając program musimy być pewni, że działa on zgodnie z RODO oraz zapewnia ochronę danych cyfrowych.
Program do fakturowania online powinien zapewnić nam możliwość tworzenia katalogów produktów i usług, tworzenie bazy kontrahentów wraz z automatycznym ich weryfikowaniem oraz ujmować wystawione faktury w ewidencjach podatkowych.
Tworzenie automatycznych katalogów
Korzystając z możliwości tworzenia katalogu towarów i usług, przedsiębiorco oszczędza czas, ze względu na brak konieczności umieszczania za każdym razem podstawowych danych o produktach tzn, nazwy, ceny, stawki VAT itd.
Oprócz oszczędności czasu, użytkownik ma stałą kontrolę nad stanem produktów, dzięki czemu przedsiębiorca wie, jakie produkty należy zamówić.
Taka automatyzacja, wpływa na zachowanie poprawności funkcjonowania i zwiększenie potencjału firmy.
Dane kontrahentów zawsze dostępne
Szybki dostęp do danych kontrahentów, wystarczy wpisać tylko numer NIP, a reszta danych uzupełnia się automatycznie. Dodatkowo jednocześnie dane zapisywane są w bazie kontrahentów, z której użytkownik może skorzystać w każdej chwili. Zatem wystawiając fakturę nie ma konieczności każdorazowo uzupełniać danych kontrahenta, a wystarczy wybrać je z listy.
Weryfikowanie kontrahentów
Odpowiedni program do fakturowania, powinien umożliwiać również, ocenę rzetelności naszych kontrahentów, czyli możliwość ich weryfikacji w krajowym rejestrze dłużników czy nawet integracja z krajowymi wywiadami gospodarczymi.
Ważnym elementem jest również możliwość weryfikacji partnerów w bazie Ministerstwa Finansów oraz w bazie VIES, co jest istotne w przypadku przeniesienia obowiązku podatkowego na nabywcę. Integracja z tymi systemami zapewnia przedsiębiorcy, że kontrahent jest rzetelny oraz płaci regularnie podatek VAT.
Automatyczne księgowanie faktur czyli szybkość i wygoda
Specjalistyczny program do fakturowania, zapewni również automatyczne księgowanie wystawionych faktur. Co wpływa na porządek w ewidencjach księgowych oraz zapewnia przejrzystość dokumentów. System również samodzielnie rozpozna moment powstania obowiązku podatkowego, nie ma więc obaw, że przeoczymy to zobowiązanie, narażając się na przykre urzędowe konsekwencje.
Dodatkowe funkcje - jak to wygląda na przykładzie wFirma.pl?
Wyżej wymienione funkcje, to podstawa fachowego programu do fakturowania. Oprócz nich system wfirma oferuje również dodatkowe opcje, które między innymi pozwalają automatycznie zaplanować wysyłkę listów przypominających (w formie e-mail) o opłacie. Taka informacja zostaje dostarczona również za pośrednictwem SMS-a. Ponadto możliwość przesyłania faktur elektronicznych wraz z linkiem do bezpośredniej płatności czy generowania analiz, na przykład dotyczących sprzedaży, przychodów i przepływów pieniężnych. Dodatkowe usługi odnoszą się też do sprzedaży abonamentowej, czyli co okresowego generowania faktur i wysyłania ich do klienta.
