Przyjęcie i wydanie magazynowe musi być realizowane przy użyciu odpowiedniej dokumentacji. Jak zatem powinny wyglądać prawidłowo sporządzone dokumenty magazynowe?

Wszystkie zmiany w magazynie rejestrowane są za pomocą dokumentów:

  • Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
  • Wydania zewnętrznego - dokument Wz
  • Zmiany lokalizacji - dokument Zl
  • Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
  • Przychodu wewnętrznego - dokument Pw

Przyjęcie magazynowe

Przyjęcia magazynowego dokonuje się poprzez sporządzenie dokumentu Pz. Musi on posiadać takie dane jak:

  • skąd pochodzi towar
  • ilość towaru dostarczonego i ilość towaru przyjętego
  • podpis osoby , która zatwierdza dokumentację
  • podpis osoby dostarczającej towar
  • jaka jest cena jednostkowa towaru
  • na co ten towar będzie przeznaczony
  • jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
  • rodzaj transportu towaru
  • dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
  • jednostkę miary
  • bieżący numer dokumentu
  • podpis osoby przyjmującej towar
  • podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
  • datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa

Dodatkowo, dokument Pz powinien być sporządzony w dwóch jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi przekazywany jest do księgowości. Przeważnie przedsiębiorcy korzystają z papierowych druczków Pz, można jednak skorzystać również ze specjalistycznego oprogramowania magazynowego.

Wydanie magazynowe

Wydanie towaru musi być stosownie udokumentowane. W tym celu wystawia się dokument Wz. Powinien on przedstawiać takie informacje jak:

  • jednostkę miary
  • podpis osoby wydającej towar
  • podpis osoby odbierającej towar
  • ilość
  • datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
  • cenę jednostkową
  • podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
  • łączną wartość towaru
  • podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
  • dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
  • unikatowy numer dokumentu

Ponadto, dokument przyjęcia magazynowego powinno się sporządzić w 2 jednakowych egzemplarzach - jeden zostaje w magazynie, a drugi służy do celów księgowych.

Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Ewidencjonują zmiany lokalizacji towarów oraz zmiany ilościowe towarów po ewentualnym ich przerobieniu.