Rachunek, poza dokumentowaniem sprzedaży w obrocie gospodarczym, może służyć również do rozliczania różnego rodzaju umów cywilnoprawnych. Jedną z nich jest umowa o dzieło. Rachunek w takim przypadku wystawia ta ze stron, która była wykonawcą dzieła.
Zobowiązania pieniężne, których termin płatności nie jest oznaczony, stają się wymagalne „niezwłocznie” po dokonaniu wezwania do zapłaty. Rachunek (faktura) jest tylko jednym z powszechnie stosowanych dokumentów rozliczeniowych, wystawionym na ogół przez dostawcę towaru, stwierdzającym wykonanie umowy sprzedaży bądź dostawy, podlegającym sprawdzeniu przez dłużnika.
W obrocie gospodarczym zdarzają się sytuacje, kiedy to pojawiają się różnego typu roszczenia. Każdy nabywca towaru lub usługi powinien zaopatrzyć się w dokument, który będzie stanowił potwierdzenie zawarcia transakcji handlowej. Dowodem takim może być rachunek wystawiony przez przedsiębiorcę, który nie jest podatnikiem VAT, z uwagi na zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które korzystają z podmiotowego lub przedmiotowego zwolnienia z VAT, są zobowiązani, na prośbę klienta, do udokumentowania wykonanej transakcji sprzedaży za pomocą rachunku. Poprawne wystawienie takiego dokumentu wiąże się z zachowaniem ustawowo określonych terminów oraz z umieszczeniem na nim obligatoryjnych elementów. Co powinien zawierać poprawnie wystawiony rachunek?
Czynność, jaką jest wystawianie rachunków jest wpisana na stałe w życie przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia (podmiotowego lub przedmiotowego) z VAT. Innymi podmiotami wystawiającymi te dokumenty są osoby prywatne, które nie mają zarejestrowanej działalności, ale uzyskują dochody z tytułu najmu, umowy zlecenia lub umowy o dzieło. W przypadku tych grup poprawne wystawienie rachunku jest bardzo ważnym elementem ich działalności.
Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, bez względu na jej rodzaj oraz wielkość, jest zobowiązana do dokumentowania i ewidencjonowania swojej sprzedaży. To, jaki dokument sprzedaży powinien wystawić sprzedawca zależy ściśle od obowiązujących przepisów prawa. Jedną z dwóch podstawowych form poświadczenia dokonanej transakcji jest rachunek.
