Dowodem księgowym jest każdy dokument, który może stanowić podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Za dowód taki można uznać również rachunek, który wystawiają podatnicy zwolnieni podmiotowo i przedmiotowo z VAT.
Cechy dowodu księgowego
Dowód księgowy musi odpowiadać ściśle określonym wymaganiom co do treści i formy. Powinien on zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji (treść powinna być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych) oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych),
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Dowód księgowy powinien spełniać funkcję:
- dokumentu;
- dowodową – potwierdza, że wskazane w nim operacje rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie;
- informacyjną – zawiera wiele źródłowych operacji analitycznych przyjaznych analizie;
- księgową – stanowi podstawę ujęcia w księgach rachunkowych;
- kontrolną – pozwala na kontrolę dokonanych operacji.
Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały.
Rachunek jako dowód księgowy
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, którzy są zwolnieni z VAT podmiotowo i przedmiotowo, są zobowiązani na żądanie nabywcy wystawić rachunek, potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Obowiązek wystawiania rachunków nie dotyczy jednak rolników sprzedających produkty rolne i zwierzęce, pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym. Rachunki wystawia w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru w ciągu 3 miesięcy, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Podatnicy, którzy wystawiają rachunki, powinni je kolejno numerować i przechowywać kopie tych rachunków w kolejności ich wystawiania do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Treść rachunku
Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi powinien zawierać co najmniej:
- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
- datę wystawienia i kolejny numer rachunku,
- odpowiednio wyraz „oryginał” albo „kopia”; określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonywanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
